Vanligtvis minskar det administrativa arbetet med korthantering och inköp om anställda får tillgång till personliga företagskort. Däremot kan det uppstå bokföringsproblem när de anställda använder företagskortet för privata inköp. Som HR-chef är det viktigt att ha en tydlig policy för företagskort med personligt betalningsansvar. Läs vidare om:
- Vad är företagskort?
- Privata inköp med företagskort
- Betalningsansvar för företagskort
- Bokföring av privata inköp med företagskort
- Policy gällande företagskort med personligt betalningsansvar
- Vanliga frågor och svar om företagskort
Vad är ett företagskort?
Ett företagskort är ett debet-, betal- eller kreditkort som de anställda kan använda för att betala utgifter som uppkommer i tjänsten, till exempel resor, drivmedel, marknadsföring, kontorsmaterial och luncher med kunder. Företagskortet ger ofta rabatter, bonusar och försäkringar vilket kan vara fördelaktigt både inom tjänsten, men även privat.
Hitta och välja företagskort
Det finns flera olika aktörer, nivåer av kort och bonusprogram att välja mellan. Förslagsvis kan du kontakta en viss kreditkortsutgivare. Du kan även besöka säkra och kostnadsfria guider och jämförelsetjänster för företagskort, exempelvis Kreditkortguiden.se eller Compricer.se. För samtliga företagskort 2024 kan du se exempel hos Kreditkortguiden.se.
Privata inköp med företagskort
Privata inköp med företagskort innebär att de anställda använder företagskortet för att betala för saker som inte är relaterade till tjänsten, till exempel privata flygresor. Eftersom många företagskort erbjuder rabatter och bonusar är det flera anställda som väljer att använda kortet även för privata ändamål.
Det är upp till varje företag att besluta om de anställda kan använda företagskort till privata inköp.
Betalningsansvar för företagskort
Betalningsansvaret för företagskort kan ligga hos företaget eller den anställda som tilldelats kortet. Företagskort med personligt betalningsansvar innebär att den anställda ansvarar för att betala de fakturor som kortutgivaren kräver.
Det finns flera arbetsplatser, till exempel Riksdagsförvaltningen, som tillhandahåller både privatkort och företagskort till de anställda. Riksdagsförvaltningen har betalningsansvar för företagskortet medan den anställda har personligt betalningsansvar för privatkortet.
Bokföring av privata inköp med företagskort
För att smidigt bokföra privata inköp med företagskort krävs det att företaget har en utarbetad policy och process. Om företagskortet används både för företagsutgifter och privata inköp är det viktigt att ha ett system som separerar de olika utgiftsposterna. Innan företagskorten implementeras i verksamheten bör revisionsavdelning kopplas in för att säkerställa att alla transaktioner, inte minst de privata inköpen, bokförs korrekt.
Med dagens moderna företagskort, till exempel Fortnox företagskort, sker bokföringen automatiskt. Automatiserad bokföring innebär att kvitton från inköp hanteras direkt i en mjukvara kopplad till företagskortet. Det ger en mer exakt hantering av transaktioner än manuell bokföring.
Policy gällande företagskort med personligt betalningsansvar
För att undvika bokföringsproblem är det viktigt att företaget har en policy gällande användningen av företagskort för privata inköp. HR-chefen har en viktig roll att tillsammans med redovisningsavdelningen skapa en fungerande policy och kommunicera den till de anställda som tilldelats ett företagskort.
Policyn bör bland annat täcka följande:
- Vad räknas som ett privat inköp?
- Är privata inköp med företagskortet tillåtet eller inte?
- Om ja, vilken typ av privata utgifter är tillåtna?
- Hur och när ska den anställda rapportera privata inköp respektive företagsinköp?
- Vem har betalningsansvar för kortet?
- Hur ser processen för återbetalning ut?
Med en tydligt definierad policy angående användningen av företagskort minskar risken för att de anställda oavsiktligt blandar privata och företagsrelaterade utgifter. HR-chefen bör kommunicera reglerna för användning och rapportering redan före användningen av kortet. Det kan vara en bra idé att hålla informationsmöten samt skicka en policyhandbok till alla anställda.
Vanliga frågor och svar
Kan du dra av momsen för privata inköp med företagskort?
Nej, du kan inte dra av momsen på ett inköp för privat bruk även om det är betalat med företagskortet.
Ska privata utgifter betalda med företagskort förmånsbeskattas?
Om du använt företagets pengar för något som används enbart privat räknas det som en förmån och ska därför förmånsbeskattas. Det räknas inte som en förmån om du återbetalar företaget för dina privata utgifter. Läs mer om förmåner på Skatteverkets hemsida.
Vilka privata kostnader kan arbetsgivaren stå för?
Arbetsgivaren kan stå för en del privata utgifter utan att de måste förmånsbeskattas, till exempel gymkort, dator och mobiltelefon.